O que é importante, raramente é urgente. E o que é urgente, raramente é importante. Esta frase é atribuída a Dwight Eisenhower, que, além de general do exército norte-americano, foi o 34º presidente dos Estados Unidos. A ele, também é atribuída a criação de uma matriz que ficou conhecida como Matriz de Eisenhower, que pode ajudar você a separar o urgente do importante.
Prioridade
Você já deve ter tido aquela sensação que está sendo engolido pelos afazeres, pela tarefas e demandas, não é mesmo? Na prática, o que precisamos é nos organizar. O principal objetivo da Matriz de Eisenhower, sendo assim, é te ajudar na priorização das tarefas. Um erro comum que cometemos é colocar tudo o que temos pra fazer no mesmo balaio, ou seja, classificar todas as nossas atividades num mesmo nível de prioridade.
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower possui quatro quadrantes, que são organizados em dois eixos, o da importância e o da urgência. Da esquerda para direita, urgente e não urgente. De cima para baixo, importante e não importante. A questão, portanto, é: como reagir em relação a cada quadrante. O que fazer por exemplo com cada categoria de tarefa. Então vamos lá. Tarefas urgentes e importantes não podem esperar. E também não podemos esperar que alguém vá resolver pra gente. Ou seja, mãos à obra e faça imediatamente.
Urgência e importância
Tarefas não urgentes e importantes podem esperar, todavia não podem esperar a vida toda. Se são importantes, precisam ser realizadas em algum momento. Decida quando vai fazê-las. Programe-se. Ler pode não ser urgente, mas é importante. Programe um tempo pra isso. Praticar uma atividade física pode não ser urgente, mas é importante. Reserve um tempo para isso tal como se fosse promover ou participar de uma reunião.
Businessman marking on calendar for an appointment
Delegar
Tarefas urgentes e não importantes são as ditas tarefas operacionais. Avalie com cuidado se você não pode delegar estas tarefas. Por exemplo, você precisa comprar passagens e fazer reservas de hotel para uma viagem que fará na semana que vem. Claro, isto é urgente, não é mesmo? Veja se alguém não consegue te ajudar nisso?
Assistentes virtuais
Uma alternativa é contar com os assistentes virtuais. GetFriday é um exemplo de um serviço de assistente online que você pode contratar para te ajudar a planejar uma viagem por exemplo. Além, é claro, de serviços especializados. E tem mais. Lembre-se de uma coisa: se você não é especialista em algo, você vai perder muito tempo nisso. Ou seja, como disse Steve Jobs, foque no que você é bom e delegue o resto.
Corte o que não é urgente nem importante
E por fim, tarefas não urgentes e não importantes. Bem…estas, você já deve saber, né? Elimine-as. Não faz sentido continuar fazendo aquilo que não é urgente nem é importante. Ficar zanzando pelo facebook pode ser uma destas atividades. Então tome cuidado.
Quando fazer?
Uma pergunta comum é: mas, quando eu devo fazer esta categorização, esta classificação das tarefas? Uma boa escolha é no começo da semana. Meus alunos e quem trabalha comigo sabe que ninguém consegue agendar nada comigo nas segundas pela manhã. É o momento que fico sozinho no meu escritório de casa, planejando a minha semana e classificando as minhas tarefas.